Poste
Assistance pour l’ensemble de la Direction des Finances et de la Mission Subventions.
Missions principales
Assure l’appui administratif et organisationnel : accueil téléphonique, organisation logistique (réunions, prises de rendez-vous, conférences budgétaires), rédaction de courriers, notes et comptes-rendus, gestion commandes et stock mini de fournitures
Réalisation des supports ppt pour réunions internes et externes (BM, CM, Directeurs, Elus) de la Direction
Soutien pour élaboration des Etats récapitulatifs de dépenses justifiant les recettes de subvention
Gestion administrative des régies de recettes et d’avances
Suivi administratif des régies (liste, seuils, régisseurs, dates, numéros arrêtés) Préparation et mise à jour des actes (création, modification, suppression de régies) Suivi des arrêtés de nomination des régisseurs, suppléants et mandataires Contrôle des pièces justificatives transmises par les régisseurs Interface avec le Service Juridique pour contrôle préalable puis numérotation et envoi au contrôle de légalitéInterface avec le Service de Gestion Comptable (SGC) pour visa de la conformité réglementaire puis retour Interface avec DGS et Cabinet du Maire pour signature du Maire Récupération de leurs signatures et diffusion aux régisseurs, DRH et SGC Gestion du classement et archivage dématérialisé
Sécurisation des procédures
Mise à jour des fiches de procédures du progiciel comptable Application des procédures internes Amélioration des outils de suivi des régies
Profil
Soutien aux collègues du service dans certaines périodes (absences, clôture d’exercice, …) Toute tâche en lien avec le grade et la Direction Expérience en assistanat de direction souhaitée Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, Powerpoint Connaissance des régies publiques (recettes, avances) Notions en comptabilité publique M57 appréciées
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